Este post tiene la finalidad de explicar las diferentes notificaciones que reciben los usuarios en el proceso de la firma digital remota.

firmar.online permite enviar solicitudes de firma remota por eMail y por SMS. Cada solicitud corresponde a un sobre, que puede contener uno o más documentos.

Todas las notificaciones se pueden personalizar por medio de la configuración de flujos de proceso de firma remota disponible en la aplicación web (https://app.firmar.online)

En la misma configuración del flujo, también se puede seleccionar el idioma. Esta selección de idioma afecta a las notificaciones y al “visor” donde la parte firmante podrá visualizar el sobre. Hay que considerar que estas características se encuentran disponibles en 5 idiomas (Español, Francés, Italiano, Inglés y Portugués).

Notificaciones por eMail

Cuando el método de envio elegido en el flujo es el eMail, “la parte firmante” puede recibir diferentes de noticaciones:

  • Nueva solicitud : el firmante recibe un eMail en el que se le solicita acceder a un nuevo sobre para su aceptación/ firma.
  • Recordatorio: el firmante recibe un recordatorio de que tiene el sobre disponible para su aceptación
  • Finalización: El sobre se ha aceptado/ firmado correctamente. En este caso, en función de la configuración del flujo, el firmante puede recibir una copia de los documentos firmados.
  • Vencimiento ha finalizado el plazo para firmar los documentos
  • Cancelación: El sobre ha sido cancelado por el emisor.
  • Rechazo El firmante ha rechazado aceptar el contenido del sobre, pulsando el botón corresnpondiente

Por otro lado, “la parte emisora” también puede recibir notificación del sobre finalizado. En este caso, el emisor del sobre puede recibir copia de los documentos firmados y del certificado de trazabilidad

Otro tipo de envío sería la “notificación fehaciente“. Esta funcionalidad permite enviar sobres en los que el firmante no tiene que actuar. Simplemente se envía una notificación con los documentos anexos. En este caso, la parte emisora no recibe copia.

Personalización de las notificaciones por mail

El formato y texto de los mails se puede personalizad desde el área de configuración de flujos de firma remota.
Para ello, en la configuración del flujo seleccionamos el tipo de envío = eMail.

Las posibilidades de personalización son:

  • Imagen de cabecera y pie de página: Se permite incorporar una imagen en formato JPG. Con el objetivo de que las imágenes se visualicen bien en todos los dispositivos y navegadores, el ratio de aspecto recomendado es de 700×100
  • Textos de los mensajes: se permite definir un texto para cada uno de los tipos de mensaje enumerados anteriormente. Estos textos pueden incorporar variables, de acuerdo con la selección que permite la configuración.
  • Texto del pie de página: un mismo texto para todos los tipos de mensaje

Notificaciones por SMS

firmar.online permite enviar solicitudes de firma mediante SMS. En este caso, la parte interesada recibirá un SMS en el que encontrará el link que dará acceso directo a la visualización del sobre.

Personalización de las notificaciones por SMS

En la configuración del flujo, cuando seleccionamos “método de envío = SMS”, se permitirá personalizar el nombre del emisor (hasta 11 caracteres) y el texto del SMS. Es muy importante que el campo del texto contenga la variable donde irá la “URL” que da acceso al sobre.

La configuración por defecto incorpora SMSs en los idiomas relacionados anteriormente.

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