Sobre este documento

Este documento tiene el objetivo describir la La Plataforma de Firma Remota de edatalia.

El documento muestra:

● el acceso a la plataforma
● la posibilidad de realizar firmas presenciales
● la realización de envíos para la firma remota
● el proceso de firmado, tanto para la firma OTP como para la firma biométrica

Acceso a la Plataforma de Firma Remota

Acceder a la Plataforma de Firma Remota con el nombre de usuario y contraseña facilitados por edatalia Data Solutions a través de la siguiente URL: firmaremota.net

Plataforma de Firma Remota ecoSignature - Pantalla de Ingreso

Por motivos de seguridad recomendamos que la primera vez que se ingrese en la plataforma se cambie la contraseña facilitada inicialmente. Para ello vaya directamente al mensaje de bienvenida:

Esto hará que se cargue la pantalla que aparece en la siguiente imagen, en el campo “Contraseña” introduciremos el nuevo password y pinchando en Modificar, podremos cambiar la contraseña por defecto y utilizar una personalizada.

Seguidamente, guardar los cambios y volver a ingresar en la Plataforma de Firma Remota.

Opciones de Menú

En el menú principal de la plataforma vemos varias opciones claramente diferenciadas:

Plataforma de Firma Remota ecoSignature - Menú

Mis Lotes

La opción de menú Mis Lotes nos muestra un listado con los documentos que hemos enviado a firmar y la siguiente información por cada uno de ellos:

 

  • Envío: Nombre del envío
  • Agrupador: Agrupador al que pertenece el usuario. (Ver punto 2.3 Gestión agrupadores)
  • Empresa: Empresa a la que pertenece el usuario
  • Estado: Estado en el que se encuentra el envío, (firmado, pendiente, rechazado, caducado…)
  • Fecha de envío: Fecha en la que se realizó el envío.
  • Caducidad: Fecha de caducidad del envío, si la tuviese. Dependiendo del estado en el que se encuentre será de un color u otro. El verde indica que el envío está pendiente de ser firmado, pero todavía dentro de fecha, el rojo indica que el envío está caducado y el naranja avisa de que el envío está próximo a caducar.

  • Firmante: Nombre del firmante o firmantes al que va dirigido el envío. Si aparece como “Varios”, posicionándonos con el ratón encima de la flecha azul, se desplegarán los nombres de todos los firmantes.
  • Iconos:

Firma Presencial

La opción Firma Presencial, tal como su nombre indica implica todo lo contrario a la firma remota, pero nos facilita la firma en el caso de que la remota no sea posible por cualquier causa.

Nota importante: La firma presencial siempre será biométrica, aunque en el proceso de preparación del envío se hubiera seleccionado firma OTP.

Una vez seleccionado de entre los resultados, hacer clic en el botón Firmar Ahora para lanzar la firma. (Para más información ver punto Proceso de firma).

Envíos

Podremos generar un envío mediante la opción Mis Lotes del menú principal y clicando en el botón Nuevo Envío:

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Enviar Documento

Primeramente, deberemos seleccionar la empresa en el desplegable, si solamente hay una opción, estará seleccionada por defecto y solamente tendremos que pinchar en el botón Aceptar.

Le daremos un nombre al envío a realizar y  seleccionaremos el idioma.
Tenemos dos pestañas para la configuración del envío, que a su vez incluyen otras:

1 – Documentos

  • Cargar Documentos: Seleccionaremos el documento a enviar y lo cargaremos.
    Para ello haremos clic en el botón Upload.
    El envío puede contener más de un documento y la subida de todos ellos se puede hacer al mismo tiempo.

  • Vigencia de Documentos: Podemos elegir entre poner una fecha de caducidad al documento, (el número de días que estará en vigor) o que el
    documento no caduque nunca.
    También existe la opción de recordar el proceso de firma cada n días.

2 – Participantes

  • Validadores (Opcional): Serán aquellos que deban validar el envío del documento a firmar por parte de los Receptores confirmando que sea correcto.
    Para añadirlos haremos clic en el botón + (tantas veces como validadores necesitemos añadir).
    Podremos eliminar aquellos que queramos pinchando en la papelera.

  • Firmantes (Obligatorio): Serán aquellos que reciban el documento para proceder a su firma, realizarán una firma OTP o Biométrica.
    Para añadirlos haremos clic en el botón + (tantas veces como firmantes necesitemos añadir).
    Podremos eliminar aquellos que queramos pinchando en la papelera y alterar el orden de las firmas según nos convenga.
    Si marcamos el check Firma Empresa estaremos solicitando además que la empresa del usuario firme el documento con certificado.

  • Receptores (Opcional): No participan en el proceso de firma. Reciben una copia del documento firmado por todas las partes una vez se haya completado el proceso. Para añadirlos haremos clic en el botón + (tantas veces como receptores necesitemos añadir). Podremos eliminar aquellos que queramos pinchando en la papelera.

Nota importante: La Plataforma de Firma Remota valida que los DNIs, los emails y los teléfonos de los participantes, (tanto validadores, receptores como firmantes), no coincidan, en caso contrario daría error.

Combinación Correspondencia

Mediante la opción Combinación Correspondencia podemos utilizar un documento .docx a modo de plantilla y personalizarlo para cada uno de los firmantes en base a un documento xlsx.

El documento será recibido por cada uno de los firmantes para que procedan a aceptarlo o firmarlo, en el caso de que se haya marcado el check “Requiere firma”, pero cada uno con sus propios datos, los contenidos en el .xlsx. Además tenemos la opción de incluir en los envíos resultantes la firma de empresa, marcando el check correspondiente:

A modo de ejemplo:
Si el .docx contiene un texto similar a:

“El cliente/a……………., con DNI, …………. email ………… y teléfono ……..…”

Y el listado .xlsx contiene una tabla similar a:

El documento recibido por cada uno de los firmantes será el siguiente:

Para María Solana:
“El cliente/a María Solana, con DNI 00000000X, email solana@ejemplo.com y teléfono 666 666 666”

Para Antonio López:
“El cliente/a Antonio López, con DNI 22222222Y, email lopez@ejemplo.com y teléfono 999 999 999”

Para añadir los campos en la plantilla .docx, lo haremos del siguiente modo:
Escogiendo la opción “Insertar” del menú de Word y seleccionando “Elementos rápidos >> Campos“:

Una vez insertado el formato que hay que darle es el siguiente:

IMPORTANTE: en el fichero XLSX, las fechas, deberán llevar siempre una comilla (‘) por delante.

Desde este enlace se puede acceder a la descarga de los documentos de ejemplo para realizar la Combinación de Correspondencia:

Proceso de firma

Cómo firmar un documento

Una vez realizado el/los envío/s, automáticamente se habrá enviado un email al/los firmante/s indicando que se ha recibido un documento a firmar y facilitando el acceso al mismo.

Al clicar en Ver Documento, se accede a él para proceder a la firma:

Al clicar en Aceptar y firmar, si la firma era Biométrica, se abre la ventana de firma, en la cual podremos escoger el color del grafo y la transparencia del canvas.
Es posible rehacer la firma tantas veces como sea necesario mediante el botón Limpiar.
Finalmente se puede aceptar con el botón Firmar:

Si se trataba de una firma OTP, el firmante recibirá un SMS en su teléfono móvil con un código que deberá introducir en la pantalla emergente al clicar en Aceptar y firmar.

Recepción del documento firmado

Una vez firmado el documento, se muestra el mensaje confirmando la firma y se recibe automáticamente otro correo electrónico en el que se facilita una copia del documento firmado:

En principio, el documento recibido contendrá todas las firmas y aceptaciones que se hayan solicitado durante el envío, pero también puede ocurrir que la copia recibida difiera del documento original, ya que también damos la opción al cliente de que el firmante reciba el documento firmado y planchado.
Que un documento esté planchado significa que, al abrirlo con Adobe, se verán las firmas estampadas, pero no será posible acceder a la información de las mismas.
Una vez que el firmante recibe el documento, si éste no está planchado, si el certificado con el que se ha firmado no está añadido a su equipo como certificado de confianza, la firma aparecerá con un warning:

Este es el motivo por el que algunos clientes deciden enviar el documento planchado, ya que puede inducir a error, el firmante puede llegar a la conclusión de que la firma no es válida, cuando sí que lo es. Bastaría con validar la firma, añadiendo el certificado como certificado de confianza en su equipo.

Para más información al respecto, se puede visitar este enlace a nuestra web de soporte.

Evidencias

Desde el detalle del envío se puede acceder a la descarga del documento que contiene las evidencias del proceso de firma.

Este documento, Información Certificada Proceso Firma, incluye toda la información necesaria para dotar de validez legal al proceso. Tiene tres partes diferenciadas.

En primer lugar, vemos la información general:

Seguidamente encontramos toda la información que hace referencia a los diferentes intervinientes en el proceso de firma:

Por último, podemos ver las trazas, (Información de trazabilidad), es decir, todos aquellos pasos que se han dado y en qué momento, desde el inicio hasta el final del proceso de firmado.

Notas finales

Todos los elementos que intervienen en el proceso de firma, como pueden ser los correos enviados y recibidos, el logotipo de la empresa, el certificado de firma, la cuenta de correo desde la que se realizan los envíos, etc, pueden ser personalizados.

En el caso de necesitar dicha personalización o de requerir modificaciones en ella, puede registrarse en nuestra página web de soporte.firmar.online. Desde aquí nos podrá hacer llegar un tique, mediante el cual atenderemos sus peticiones.

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