Sobre este documento

Este documento tiene el objetivo de describir los pasos a seguir para llevar a cabo la firma remota desde app.firmar.online con PSC, (Prestador de Servicios de Confianza).

Introducción

En este documento vamos a intentar detallar las características y funcionalidades principales de la firma remota desde app.firmar.online con PSC, (Prestador de Servicios de Confianza).

Registro

Para registrarnos en la app.firmar.online, Deberemos seguir las indicaciones descritas en la Guía para el registro en app.firmar.online.

Pantalla principal de la Firma Remota  – PSC

Escogeremos la opción “Remoto” del menú lateral, de este modo tendremos acceso a solicitar la firma remota de un documento y veremos el listado de los envíos que hayamos realizado con anterioridad.

Para cada uno de los envíos se nos mostrará la siguiente información:

  • Nombre del envío
  • Fecha y hora del envío
  • Estado en el que se encuentra el envío:
    • En proceso: Se ha enviado a los firmantes, pero todavía no ha sido firmado por todos o alguno de ellos
    • Caducado: Envío expirado
    • Erróneo: Ha habido algún error durante la preparación del envío y no se ha podido llevar a cabo
    • Cancelado: El proceso de firma ha sido cancelado por parte del usuario que lo envió
    • Completado: Proceso finalizado
  • Las diferentes acciones que podemos realizar con un envío ya lanzado, dependiendo siempre de en qué estado se encuentren:
    • Icono Mostrar detalle: Para cualquiera de los estados posible, podemos ver el detalle, en él se nos mostrarán tanto la información del envío como todas las trazas.
    • Icono Cancelación: Cuando un envío se encuentra es proceso se puede cancelar, con lo cual se interrumpe y ya no puede continuar el proceso
    • Icono Reenviar documento: Cuando un envío está todavía en proceso es posible reenviarlo de nuevo.
      Si alguno de los intervinientes en el mismo ya ha firmado, el proceso continuará desde en el punto en el que quedó.
    • Icono Descargar documento: Para envíos finalizados. Desde aquí podemos descargar el documento ya firmado por todos los intervinientes en el proceso de firma. 
    • Icono Descargar evidencias: Para envíos finalizados. Desde aquí podemos descargar el documento con todas las evidencias del proceso.

En la siguiente imagen se muestra un listado de envíos en diferentes estados:

Si accedemos al icono de ese mismo envío, se nos abrirá una ventana emergente en la que podremos ver los detalles de éste:

En la pantalla principal de la plataforma, tenemos además un botón FILTRAR, que nos ayudará a buscar entre los diferentes envíos que hayamos realizado.
Nos da la opción de filtrar por estados o por un rango de fechas concreto y además nos permitirá configurar el número de envíos que queremos listar por página, con un mínimo de 10 y un máximo de 50 filas.

Solicitar una firma

En la pantalla principal podemos ver el botón Solicitar Firmas:

Si hacemos clic en él nos abre automáticamente una ventana del explorador para que podamos escoger el documento que queremos a enviar a firmar.

Una vez cargado el documento se nos mostrará en pantalla. Ahora ya podemos escoger el o los firmantes que van a intervenir en el proceso, para ello pulsaremos en el botón:

Nos aparecerá una ventana emergente en la que de deberemos rellenar los campos necesarios con la información del firmante, el nombre, el correo electrónico y el tipo de firma que le vamos a solicitar.

  • Notificación
  • Aceptación
  • Firma Manuscrita (Valor por defecto)
  • Firma Manuscrita Avanzada

Por defecto aparece marcado el check para que en la firma se muestre el nombre del participante y la hora de la firma. Podemos desmarcarlo si no queremos que se visualice dicha información.

Una vez rellenado el formulario guardamos.

Ahora podemos posicionar la firma en el lugar deseado del documento, además podemos cambiar el tamaño de la firma con el ratón, haciendo el recuadro más grande o más pequeño.

En este momento, si lo necesitamos, ya podemos añadir más intervinientes en el proceso, para ello pincharemos en el siguiente botón:

Se nos presentará una nueva ventana emergente, en ella podremos ver el participante añadido anteriormente y mediante el botón + podremos añadir los que sean necesarios, del mismo modo que lo hemos hecho anteriormente.
Además esta ventana nos permitirá editar la información de los intervinientes o la eliminación de alguno de ellos. También podremos escoger el orden en el que queremos que firmen los intervinientes, para ello usaremos el botón:

Una vez tengamos todo rellenado y configurado en base a nuestras necesidades, haremos clic en el botón continuar:

En la nueva ventana emergente que se mostrará ahora, podremos modificar el nombre del envío para personalizarlo, añadir un recordatorio periódico de X días o cambiar la vigencia del documento, para que en lugar de, como viene por defecto caducar a los 7 días, acortar o aumentar el plazo con un mínimo de 1 día y un máximo de 30.

Una vez hagamos clic en el botón Enviar, el primer interviniente en el proceso de firma recibirá un correo electrónico indicándole que tiene un documento para firmar y en la pantalla principal de la plataforma, nos aparecerá un nuevo envío, el cual, mientras no está firmado por todos los intervinientes se encontrará en estado En proceso, tal como hemos explicado más arriba.

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